Conheça os impactos de uma uma gestão de contratos eficiente nos setores da empresa

11 abr Conheça os impactos de uma uma gestão de contratos eficiente nos setores da empresa

Uma gestão de contratos eficiente é de fundamental importância para qualquer negócio, independentemente do ramo de atuação. A sua principal função é certificar que todos os acordos serão cumpridos e que os objetivos definidos pela empresa sejam alcançados.

Muitas empresas não prestam tanto atenção nessas atividades, deixando-as sempre em segundo plano. Contudo, falhas no cumprimento dos marcos estabelecidos e em outros tipos de cláusulas geram transtornos e muitos problemas, que podem interferir na lucratividade da companhia.

Por conta disso, as companhias estão investindo cada vez mais na gestão de contratos. Os benefícios de práticas simples podem ser imensuráveis, principalmente quando levamos em conta a quantidade de multas e outros débitos que estamos sujeitos a sanar.

Ficou interessado pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e veja como uma gestão de contratos eficiente impacta os demais setores da empresa. Não deixe essa oportunidade passar!

Afinal, o que é gestão de contratos?

Como você já pôde perceber, uma gestão de contratos eficiente envolve muito mais do que apenas lidar com documentos e prazos relacionados a determinadas atividades. Podemos dizer, inclusive, que as atividades relacionadas à gestão de contratos são capazes de aumentar a produtividade de um negócio e, ainda, reduzir os custos. Fantástico, não é mesmo?

É válido ressaltar que os contratos englobam informações essenciais para a atuação de uma empresa, como seus direitos e deveres, bem como os direitos e deveres da outra parte. Então, a assinatura do contrato confirma que todos estão cientes daquelas cláusulas e assumem um compromisso mútuo de cumprir o que foi estabelecido.

Assim, podemos dizer que uma gestão de contratos eficiente nada mais é do que um conjunto de técnicas e ações realizadas com o objetivo de garantir que o contrato seja devidamente cumprido e que as condições inicialmente definidas sejam respeitadas por ambas as partes. Em outras palavras, a principal função da gestão de contratos é garantir que todas as atividades ocorram conforme previsto.

Um profissional de qualidade é capaz de aplicar a gestão de contratos em todas as fases do empreendimento, independentemente do ramo do negócio.

Quais os benefícios de uma gestão de contratos eficiente?

Existem diversos benefícios de se ter uma gestão de contratos eficiente. Primeiramente, é preciso destacar que sua empresa não sofrerá mais com contratos mal elaborados e mal gerenciados, que por vezes podem incorrer em prejuízos e outros problemas.

Além disso, os responsáveis terão ciência de suas obrigações, bem como dos prazos que devem ser cumpridos. Logo, será mais fácil gerenciar os colaboradores, cobrando o cumprimento das atividades. Além disso, pode ser interessante implantar um plano de metas, incentivando os colaboradores a serem cada vez mais produtivos e mais eficientes.

Dessa forma, além de economizar com gastos extras, os resultados da companhia serão melhores. Em outras palavras, uma gestão contratual eficiente, por si só, será responsável por melhorar a imagem da companhia perante o mercado, criando novas oportunidades de negócios e, também, novos investimentos.

Quais as vantagens dessas práticas para os demais setores da empresa?

Uma gestão de contratos eficiente é aquela que interfere em diversos setores em uma empresa, principalmente pelo fato dos empreendedores terem ciência de que todos os seus serviços essenciais estão em pleno funcionamento.

Assim sendo, os demais setores não encontrarão nenhum tipo de obstáculo em seus projetos, facilitando o trabalho dos colaboradores e evitando despesas desnecessárias.

O setor de compras de uma empresa, por exemplo, precisa fechar acordos com diversos fornecedores, desde os mais simples (como papelarias e outros itens relacionados a materiais de escritório), até itens mais complexos (que variarão de acordo com a área de atuação e a abrangência da companhia).

Em termos de produtividade, podemos dizer que quanto maior for a sua empresa, maiores serão os tipos de serviços necessários. Obviamente, cada um deles exigirá um contrato específico, com cláusulas próprias e outras características.

Itens como telefone fixo da empresa, celular corporativo dos funcionários e o serviço de internet costumam ser ofertados pela mesma empresa. Então, é possível negociar esses pacotes e conseguir um plano melhor. Além disso, você reduzirá três contratos para apenas um, facilitando o trabalho dos envolvidos.

A gestão de contratos também deve levar em consideração outros aspectos, como a qualidade dos serviços. Será possível otimizar todo o processo de orçamento, reduzir custos e, consequentemente, aumentar a taxa de lucratividade de um negócio.

Não podemos deixar de mencionar o impacto que essa gestão trará para sua imagem perante o mercado. Seu negócio passará a ser visto como um empreendimento que leva a sério a questão contratual, evidenciando o profissionalismo e, também, facilitando futuras negociações. Certamente valerá a pena.

Como aplicar a tecnologia?

Estamos vivendo na era da tecnologia, onde as principais atividades estão sendo otimizadas, permitindo que as pessoas passem cada vez menos tempo em serviços burocráticos e improdutivos. Com a gestão de contratos não seria diferente.

Quando pensamos em um contrato, imediatamente lembramo-nos de assinaturas e burocracias. Podemos dizer, inclusive, que esses são os principais problemas relacionados aos contratos. Colher a assinatura de todos as pessoas e ter que se descolar são tarefas trabalhosas e que exigem um grande tempo disponível.

Entretanto, a tecnologia já pode simplificar muita coisa. A assinatura digital, por exemplo, elimina a necessidade de enviar o contrato para cada um dos interessados, por correio, esperar o contrato chegar e realizar o processo novamente. Todas essas etapas poderão ser realizadas de uma forma mais simples, pela palma da mão dos interessados.

O recurso da assinatura digital permite que as pessoas possam receber os documentos em e-mails, sendo notificadas quando for necessário realizar uma assinatura. Dessa forma, a assinatura de um documento que normalmente leva meses (contando todo o tempo necessário, inclusive, o deslocamento do documento) poderá ser realizada em dias, talvez em horas.

A segurança do documento também é bem maior. Um contrato físico pode conter fraudes, mesmo sendo corroborado por autenticações e reconhecimento de firmas. O contrato digital, quando sofre modificações, informa aos usuários de tais procedimentos, evitando que um documento alterado seja assinado.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é a criptografia. Caso os correios não consigam realizar a entrega do documento ou caso o documento seja perdido (por quem quer que seja), todo o procedimento deverá ser realizado novamente. Com um contrato digital esse tipo de problema inexiste.

Não podemos deixar de considerar a agilidade que a assinatura digital trará para o se negócio, não é mesmo? Atividades burocráticas e que demandavam um tempo demasiado serão realizadas em questão de minutos. Logo, além de reduzir os custos do processo, os colaboradores aumentarão sua produtividade, simplesmente por poderem focar 100% de sua atenção em suas respectivas funções.

Como destacamos ao longo deste artigo, uma gestão de contrato eficiente pode ser fundamental para que o seu negócio prospere cada vez mais. Investir nesse tipo de ação jamais pode ser considerado um custo, mas sim uma grande oportunidade para o futuro. Pense nisso!

Fonte: Certisign