Saiba porque ser multitarefa pode destruir sua produtividade

31 maio Saiba porque ser multitarefa pode destruir sua produtividade

A troca de contexto é pular de tarefa em tarefa sem que elas estejam relacionadas. Embora a troca de contexto seja uma forma de multitarefa, considere-a a ”gêmea má” da tradicional multitarefa que você está acostumado. Isso não se trata de responder e-mails distraidamente durante uma videoconferência. A American Psychological Association aponta que existem três tipos de multitarefa:

• Multitarefa Clássica: Tentar realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo
• Troca rápida de tarefa: mudar de uma tarefa para outra em rápida sucessão.
• Troca de tarefa ininterrupta: precisar mudar de uma tarefa para outra, antes de completar a primeira; essa é a mãe de todos os buracos negros da produtividade.

A troca de tarefas ininterrupta é particularmente ruim por que ela pode ser a que mais distrai, a que mais depende de fatores externos e, embora seja a pior, é algo que as pessoas nem percebem que exista.

Infelizmente, o tempo e a produtividade perdidos por causa de uma gestão ruim de tarefas é enorme. Segundo a Inc., o custo estimado da produtividade perdida devido às multitarefas é de 450 bilhões de dólares, e o custo para cada indivíduo é tão grave quanto.

Entre eles:

• Passamos, em média, 1 minuto e 15 segundos em uma tarefa antes de sermos interruptos.
• Demora uma média de 25 minutos para retornar a uma tarefa uma vez que somos interrompidos.
• Multiplicar as tarefas de maneira extensiva pode diminuir seu QI temporariamente por até 15 pontos.

Isso porque esses dados nem abordaram o stress que vem da troca de contexto; quanto do seu dia você passa, cheio de ansiedade, sentindo que você está constantemente remando para se manter tudo sobre controle enquanto você nada freneticamente contra a correnteza do Rio Correria do Trabalho?

Uma parte do motivo pela qual a troca de tarefas é tão difícil, é devido a dificuldade de se concentrar em um só assunto, e logo mudar para outro totalmente diferente. Para facilitar essa transição árdua, tente agrupar tarefas e projetos similares em sua agenda.  Agendar todas as suas reuniões para o(s) mesmo(s) dia(s) da semana também contribui efetivamente para sua produtividade.

Os e-mails são uma das maiores distrações do dai-a-dia. Segundo Harvard Business Review, você não deveria usar seu inbox do e-mail como lista de tarefas. E-mails talvez estejam contribuindo mais à troca de tarefas que você se dê conta. Por isso você precisa agendar um tempo para a triagem de seus e-mails.

Separe duas vezes por dia 15 minutos de tempo para fazer uma “triagem dos seus e-mails”. Crie marcadores em seu e-mail com os nomes ”tarefas a fazer”, ”em andamento” e ”concluídas”, isso o ajudará a encontrar seus e-mails mais rápido e agrupar suas tarefas de forma que não esqueça de nenhuma.

E cuidado com as notificações no celular e computador, elas nos distraem mesmo que você não olhe. Admita, mesmo se você ignorar a notificação e continuar trabalhando, você ficará se perguntando o que poderia ser.

Não basta silenciar o telefone, vire o celular de cabeça para baixo para que você nem veja a notificação na tela. Feche também o e-mail para que você não veja mensagens chegando.

Quando é inevitável a troca de tarefas, ou quando ela ocorra de maneira inesperada e seu cérebro desligou e se declarou “fora de serviço”, não tenha medo: a produtividade ainda não está perdida.

Todos temos tarefas que devem ser realizadas mas que não requerem muito pensamento crítico. Ataque essas tarefas quando você se der conta de que é o melhor momento para realiza-las. Focar em uma tarefa ajuda a centrar seu cérebro, e permite que você volte a pensar mais claramente. Como diz Kevan Lee da Buffer, “Você tem que engolir muitos sapos. Fica mais fácil se você os dividir em girinos.” É isso aí.

As forças externas, muitas vezes não planejadas que destroem sua produtividade nunca terminarão, mas é possível controlar as coisas para que elas funcionem melhor para você, em vez de contra.

Fonte:

• https://br.blog.trello.com/por-que-ser-multitarefa-acaba-com-sua-produtividade/