Saiba como ter mais agilidade na entrega de documentação técnica de obras

18 abr Saiba como ter mais agilidade na entrega de documentação técnica de obras

Para se iniciar uma obra é preciso seguir determinados parâmetros legais estabelecidos para que não haja problemas futuros. O Código de Obras dos municípios é um guia fundamental para quem deseja construir. Dentre os principais documentos necessários para oficialização de obras estão os projetos, matrícula do imóvel, alvará de construção e Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT).

Cada município tem suas normas particulares que diferenciam de outros, mas, de qualquer forma, é preciso cumpri-las para que haja o licenciamento. Toda a documentação técnica de obras, após elaborada, deve ser apresentada junto ao órgão competente para a validação. Nesse contexto, separamos, neste artigo, como obter maior agilidade para essa importante obrigação. Acompanhe!

Forma de envio tradicional

A forma tradicional de elaboração e envio de documentação técnica de obras ainda é utilizada, porém, tende a ser menos otimizada por ser focada em métodos manuais. Isso pode ocasionar atrasos, comprometendo o cronograma previsto para o início da construção. Veja, logo abaixo, estão os principais problemas da utilização do modo tradicional.

Dispendiosa

Tempo e dinheiros são recursos preciosos que não podem ser desperdiçados. Com o uso de documentação técnica de obras impressa, os custos com impressão, organização, armazenamento, controle e envio se tornam altos. Inclusive, essas despesas também afetam o orçamento da obra. Porém, elas passam despercebidas por serem necessárias devido ao modelo tradicional.

O tempo de busca dos documento para envio ou apresentação é muito maior, pois a necessidade de acesso ao local de arquivamento e a procura são mais demorados, principalmente quando a quantidade de papéis é elevada. Tudo isso gera um acúmulo de horas que poderiam ser utilizadas para tarefas mais relevantes para a execução da obra.

Burocrática

Todos os documentos relacionados ao canteiro de obras devem ser devidamente revisados e assinados pelos seus respectivos responsáveis técnicos. No modo convencional, esse fluxo tende a ser muito burocrático, pois o mesmo documento pode ter que passar por outros setores e necessitar de diversas avaliações.

Todo esse trâmite gera uma maior espera até que a checagem seja feita e o conteúdo seja aprovado por todos os envolvidos. . Outro aspecto é a dificuldade de manter uma boa gestão desses documentos, uma vez que a guarda é feita em arquivos físicos e tende a aumentar conforme o andamento da obra.

Menos segura

Devido à forma de envio tradicional ser impressa os riscos são maiores. Um exemplo disso é que ao enviar os papéis por meio de serviços dos correiros ou motoboy, pode ocorrer roubo ou extravio durante o trajeto até o destinatário. Sem contar outros incidentes que podem causar deterioração do documento.

Logo, no caso de algum desses imprevistos ocorrerem será necessário reenviar toda a documentação. Isso é extremamente ruim para o andamento dos trâmites legais e a continuidade das fases relacionadas à obra. Isso demonstra que a tecnologia deve ser vista como uma importante solução estratégica para a segurança do processo de envio.

Forma de envio digitalizada

Com a era digital, as formas de execução de tarefas foram sendo aprimoradas, trazendo diversas vantagens estratégicas. A entrega de documentação técnica de obras não fica de fora das inovações encontradas no mercado. A seguir, estão as principais vantagens da digitalização de documentos por meio do Portal de Assinaturas.

Mobilidade

Essa tem sido uma palavra-chave para diversos setores e a digitalização de documentos oferece maior mobilidade devido à facilidade de gestão e acesso das informações contidas nos arquivos. Vale ressaltar que o Portal de Assinaturas pode ser acessado de qualquer local e dispositivo que tenha acesso à internet.

Dessa maneira, fica muito mais prático o processo de acesso à documentação técnica de obras por toda a equipe. O processo de envio para os Órgãos de fiscalização fica menos burocrático e a legitimidade não fica comprometida, graças à assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita, graças a MP 2.200-02.

Praticidade

Encontrar documentos específicos em grandes arquivos é complicado, e o tempo pode ser perdido pesquisando documentos que foram excluídos, que nunca foram enviados ou que foram errados. A digitalização de documentos proporciona o uso de bancos de dados digitais de documentos que podem ser pesquisados rapidamente com base em critérios como palavras-chave ou títulos de arquivos.

Isso pode aumentar significativamente a eficiência da recuperação de dados e da pesquisa e pode permitir que vários usuários acessem as mesmas informações ao mesmo tempo. Isso é fundamental para otimização do fluxo de trabalho com a documentação técnica de obras.

Agilidade

Esse é um benefício importante da digitalização de documentos, em virtude de permitir que as informações sejam enviadas para os destinatários de maneira rápida e fácil. Um documento digitalizado e assinado pode ser enviado para outras pessoas em todo o mundo quase que imediatamente como um anexo de e-mail, enquanto ações físicas podem levar dias ou semanas para serem enviadas por meio de sistemas regulares de correspondência e encomendas, que podem ser muito caras.

Segurança

O Portal de Assinaturas proporciona um alto nível de proteção contra acessos indevidos e vazamentos, trazendo segurança em todos os aspectos. A digitalização permite que os usuários criem cópias de backup de documentos para evitar a perda de dados.

Criar cópias físicas de documentos requer tempo, tinta ou toner e papel, mas criar cópias de informações digitais é tão simples quanto conectar um USB externo a um computador e arrastar os arquivos que você deseja copiar para a janela do novo dispositivo.

Além do mais, o servidor em nuvem é provido de proteção criptografada para que todos os documentos não sejam violados por cibercriminosos. Também é possível estabelecer níveis de permissão de acesso de acordo com as atribuições de cada usuário.

Assinatura digital

A assinatura digital é fundamental para que os arquivos possam ser enviados aos devidos Órgãos. Ela consiste em um mecanismo que, por meio do certificado digital, atrela a identidade do signatário a assinatura.

Esse certificado digital entra para legitimar a assinatura, proporcionando a mesma validade jurídica que um documento assinado fisicamente. Ele é emitido pela Autoridade Certificadora (AC) devidamente autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Esse processo é protegido por criptografia para que não haja risco de fraude.

Armazenamento

Uma vantagem da digitalização de documentos é que ela permite que grandes quantidades de informações sejam armazenadas em uma pequena área. O arquivamento e a recuperação física de documentos em papel exigem uma quantidade considerável de tempo e esforço e exigem armários de arquivos que podem acomodar salas inteiras para armazenamento.

Já por meio do serviço de armazenamento em nuvem fornecido pelo Portal de Assinaturas, é possível fazer a guarda de centenas de arquivos sem a necessidade de infraestrutura própria e investimentos muito elevados.

Com isso, fica claro os benefícios que podem ser obtidos a partir dos serviços do Portal de Assinaturas para o armazenamento e envio da documentação técnica de obras. Assim, você obtém a garantia das entregas com qualidade e segurança durante todo o processo de construção.

Fonte: Certisign