Gestor de Obras: questões centrais para resultados

Um dos grandes problemas visivelmente encontrado em obras públicas e privadas é a falta de gestão eficaz ou quando existe acaba ficando em segundo plano, dando lugar a execução e corre-corre (com tentativas e erros).

A figura do “tocador de obras” não faz mais sentido uma vez que a construção aprendeu com a indústria processos consistentes e objetivando a produtividade ao máximo.

A seguir uma série de perguntas e respostas sobre gestão contratual e obras de construção civil.

1)    Como pode ser definida a gestão de contratos no setor da construção civil?

A Gestão de Contratos (também conhecida como Administração Contratual) se refere desde o planejamento dos insumos para a obra, seleção dos fornecedores, acompanhamento do processo licitatório, administração dos fornecimentos, inspeção e diligenciamento e encerramento formal das entregas dos itens adquiridos

2)    Quais são as atribuições do gestor de contratos?

O Gestor de Contratos deverá participar de todas as etapas do processo de aquisição ainda na fase de escolha dos fornecedores, administrar os contratos estabelecidos e finalizar documentando todas as etapas do fornecimento. O Gestor de Contratos é ainda responsável por estabelecer um cronograma de monitoramento e controle das aquisições e agir nos desvios com planos de ação.

3)    Que tipo de formação ele deve ter?

O Gestor de Contratos na Construção Civil pode ter formação primária em Administração, Arquitetura, Engenharia Civil ou de Produção. Cursos voltados para a temática de curta duração são importantes, é importante pós graduação em Gestão de Projetos, temas de Planejamento e também Construção e Montagem.

4)    Quais as principais características de um contrato para o setor construtivo?

Os contratos devem ter explicitamente a característica de serem na condição do ganha-ganha para as partes, devem conter clareza nas suas cláusulas, anexos para dar suporte ao entendimento do escopo e regras para resolução de impasses ou reivindicações.

5)    Como elaborar um contrato que seja bom para o FORNECEDOR e para o contratante? Quais as principais cláusulas?

A relação entre fornecedor e contratante precisa ser recoberta de profissionalismo e o contrato é o instrumento legal para que isso possa ocorrer. O contrato para ter a característica de bom para ambas as partes ele deve ser composto por uma terminologia clara e respaldado pelos setores jurídicos dos envolvidos. Cláusulas como escopo, fora do escopo, limite de bateria (restrições), premissas e condições para resolução de pleitos devem estar presentes na documentação contratual.

6)    O gestor pode auxiliar na elaboração dos contratos?

O gestor deverá auxiliar com sua experiência, avaliar como foram fornecimentos anteriores, certifica-se que o serviço ou produto fim do contrato esteja bem explícito no seu texto principal ou anexos.

7)    Quais informações ele precisa ter sobre o projeto para a elaboração do contrato

Para apoiar adequadamente na escolha dos fornecedores, posteriormente na elaboração e condução do contrato, o Gestor precisa ter conhecimento do projeto, seus documentos de engenharia (plantas, diagramas, listas de materiais, etc) e de planejamento (cronogramas, organogramas, mapa de riscos, etc). Estando alimentado de informações completas, o Gestor poderá apoiar na elaboração do contrato sempre apoiado do setor jurídico de sua empresa.

8)    Como garantir o equilíbrio entre as partes FORNECEDOR X CONTRATANTE ?

O equilíbrio físico-financeiro do contrato é estabelecido bem antes de seu início. É necessário uma análise de 2 fatores importantes: a capacidade de construção e fornecimento da empresa fornecedora (o termo para isso é Construtibilidade) e segundo a capacidade de execução (seja financeira ou técnica). Após essa análise e o sinal verde dado para início ou continuidade, o Gestor precisa estar presente na obra para que o plano estabelecido se cumpra e haja o equilíbrio da relação ganha-ganha.

9)    Contrato assinado, qual é a atuação do gestor?

Presença constante para acompanhar o fornecimento, seja na empresa do fornecedor contratado, na obra ou em terceiros envolvidos. Monitorar e controlar por meio de relatórios de follow up, inspeção e diligenciamento. Encontrando algum desvio um plano de ação coerente e realista deverá ser estabelecido e acompanhado.

10)  Ele acompanha o desenvolvimento da obra? Faz uma espécie diário de bordo?

Para acompanhar a obra o Gestor deve solicitar diariamente ou no máximo por semana o RDO – Relatório de Obra ou também chamado Relatório Diário de Obra. Esse documento deverá ser composto por informações básicas como condições climáticas, número de profissionais e equipamentos envolvidos, ocorrências e desvios do dia, plano de ataque da semana, frentes futuras e fotografias, muitas e sempre com legenda e explicação.

11) Existe algum formulário base a ser seguido?

O RDO é instrumento certo para acompanhar a obra e dar suporte nas decisões.

Nota do editor PMKB: no link https://pmkb.com.br/download-de-arquivos-e-templates-de-gerenciamento-de-projetos/construcao/ é possível fazer download de RDO e outros formulários.

12) Caso o contrato não esteja sendo seguido, qual deve ser a atuação do gestor? Rompe o contrato? Comunica as partes envolvidas? Entra na justiça?

O contrato não sendo seguido deverá ser aberta o RNC – Relatório de Não Conformidade – assim se evidenciará o desvio ou o descumprimento, a correção necessária e o prazo. O RNC irá comunicar as partes envolvidas (obra, escritório, setor de produção do fornecedor, etc) o que está ocorrendo no fornecimento e que se encontra fora dos projetos de Engenharia ou das cláusulas contratuais. Reuniões deverão ser estabelecidas e o clima amistoso deverá prevalecer. Não havendo interesse da empresa fornecedora em atender e resolver a não conformidade, a empresa contratante deverá executar as cláusulas contratuais pelos meios legais e exigir que se cumpra o que fora contratado inicialmente. È comum se utilizarem de Câmaras de Arbitragem no lugar da justiça comum (lenta e despreparada). Essas câmaras têm profissionais das áreas envolvidas que atuam independentes como especialistas e peritos nos temas controversos.

13)  Em caso de controvérsias, como deve ser a atuação do gestor de contratos?

Primeiro passo é compreender qual desvio ocorreu, o que está sendo reivindicado, as causas e consequências desse problema instaurado (e se realmente existe). O Gestor de contratos deve evitar fazer uso de pré-conceitos, informações insipientes ou muito rasas, deve sempre tratar com fatos argumentados e reais para que a análise seja feita e decisões possam ser tomadas de forma coerente e responsável.

14) Existe a possibilidade de o cliente/investidor, terceirizar a responsabilidade de riscos do contrato (prazo, qualidade e custos) para o gestor de contratos? Caso positivo, como isso funciona na prática? Quais as vantagens de desvantagens?

Em se tratando dos riscos financeiros, a empresa contratante pode requerer do seu fornecedor que seguros garantia ou cartas fiança possam ser parte do contrato principal e marcos contratuais. Quanto a Prazo e Qualidade fica quase impossível terceirizar a responsabilidade, o que poderá ser estabelecido é um sistema de bônus para a empresa fornecedora no caso de terminar a obra mais cedo ou fornecer na qualidade esperada dentro de custos e prazos estabelecidos entre as partes. A principal desvantagem é quando se envolvem empresas que nunca antes se relacionaram e metas quase impossíveis são estabelecidas, acaba sendo uma ameaça ao sucesso do empreendimento.