Saiba como ter mais agilidade na entrega de documentação técnica de obras

Saiba como ter mais agilidade na entrega de documentação técnica de obras

Para se iniciar uma obra é preciso seguir determinados parâmetros legais estabelecidos para que não haja problemas futuros. O Código de Obras dos municípios é um guia fundamental para quem deseja construir. Dentre os principais documentos necessários para oficialização de obras estão os projetos, matrícula do imóvel, alvará de construção e Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT).

Cada município tem suas normas particulares que diferenciam de outros, mas, de qualquer forma, é preciso cumpri-las para que haja o licenciamento. Toda a documentação técnica de obras, após elaborada, deve ser apresentada junto ao órgão competente para a validação. Nesse contexto, separamos, neste artigo, como obter maior agilidade para essa importante obrigação. Acompanhe!

Forma de envio tradicional

A forma tradicional de elaboração e envio de documentação técnica de obras ainda é utilizada, porém, tende a ser menos otimizada por ser focada em métodos manuais. Isso pode ocasionar atrasos, comprometendo o cronograma previsto para o início da construção. Veja, logo abaixo, estão os principais problemas da utilização do modo tradicional.

Dispendiosa

Tempo e dinheiros são recursos preciosos que não podem ser desperdiçados. Com o uso de documentação técnica de obras impressa, os custos com impressão, organização, armazenamento, controle e envio se tornam altos. Inclusive, essas despesas também afetam o orçamento da obra. Porém, elas passam despercebidas por serem necessárias devido ao modelo tradicional.

O tempo de busca dos documento para envio ou apresentação é muito maior, pois a necessidade de acesso ao local de arquivamento e a procura são mais demorados, principalmente quando a quantidade de papéis é elevada. Tudo isso gera um acúmulo de horas que poderiam ser utilizadas para tarefas mais relevantes para a execução da obra.

Burocrática

Todos os documentos relacionados ao canteiro de obras devem ser devidamente revisados e assinados pelos seus respectivos responsáveis técnicos. No modo convencional, esse fluxo tende a ser muito burocrático, pois o mesmo documento pode ter que passar por outros setores e necessitar de diversas avaliações.

Todo esse trâmite gera uma maior espera até que a checagem seja feita e o conteúdo seja aprovado por todos os envolvidos. . Outro aspecto é a dificuldade de manter uma boa gestão desses documentos, uma vez que a guarda é feita em arquivos físicos e tende a aumentar conforme o andamento da obra.

Menos segura

Devido à forma de envio tradicional ser impressa os riscos são maiores. Um exemplo disso é que ao enviar os papéis por meio de serviços dos correiros ou motoboy, pode ocorrer roubo ou extravio durante o trajeto até o destinatário. Sem contar outros incidentes que podem causar deterioração do documento.

Logo, no caso de algum desses imprevistos ocorrerem será necessário reenviar toda a documentação. Isso é extremamente ruim para o andamento dos trâmites legais e a continuidade das fases relacionadas à obra. Isso demonstra que a tecnologia deve ser vista como uma importante solução estratégica para a segurança do processo de envio.

Forma de envio digitalizada

Com a era digital, as formas de execução de tarefas foram sendo aprimoradas, trazendo diversas vantagens estratégicas. A entrega de documentação técnica de obras não fica de fora das inovações encontradas no mercado. A seguir, estão as principais vantagens da digitalização de documentos por meio do Portal de Assinaturas.

Mobilidade

Essa tem sido uma palavra-chave para diversos setores e a digitalização de documentos oferece maior mobilidade devido à facilidade de gestão e acesso das informações contidas nos arquivos. Vale ressaltar que o Portal de Assinaturas pode ser acessado de qualquer local e dispositivo que tenha acesso à internet.

Dessa maneira, fica muito mais prático o processo de acesso à documentação técnica de obras por toda a equipe. O processo de envio para os Órgãos de fiscalização fica menos burocrático e a legitimidade não fica comprometida, graças à assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita, graças a MP 2.200-02.

Praticidade

Encontrar documentos específicos em grandes arquivos é complicado, e o tempo pode ser perdido pesquisando documentos que foram excluídos, que nunca foram enviados ou que foram errados. A digitalização de documentos proporciona o uso de bancos de dados digitais de documentos que podem ser pesquisados rapidamente com base em critérios como palavras-chave ou títulos de arquivos.

Isso pode aumentar significativamente a eficiência da recuperação de dados e da pesquisa e pode permitir que vários usuários acessem as mesmas informações ao mesmo tempo. Isso é fundamental para otimização do fluxo de trabalho com a documentação técnica de obras.

Agilidade

Esse é um benefício importante da digitalização de documentos, em virtude de permitir que as informações sejam enviadas para os destinatários de maneira rápida e fácil. Um documento digitalizado e assinado pode ser enviado para outras pessoas em todo o mundo quase que imediatamente como um anexo de e-mail, enquanto ações físicas podem levar dias ou semanas para serem enviadas por meio de sistemas regulares de correspondência e encomendas, que podem ser muito caras.

Segurança

O Portal de Assinaturas proporciona um alto nível de proteção contra acessos indevidos e vazamentos, trazendo segurança em todos os aspectos. A digitalização permite que os usuários criem cópias de backup de documentos para evitar a perda de dados.

Criar cópias físicas de documentos requer tempo, tinta ou toner e papel, mas criar cópias de informações digitais é tão simples quanto conectar um USB externo a um computador e arrastar os arquivos que você deseja copiar para a janela do novo dispositivo.

Além do mais, o servidor em nuvem é provido de proteção criptografada para que todos os documentos não sejam violados por cibercriminosos. Também é possível estabelecer níveis de permissão de acesso de acordo com as atribuições de cada usuário.

Assinatura digital

A assinatura digital é fundamental para que os arquivos possam ser enviados aos devidos Órgãos. Ela consiste em um mecanismo que, por meio do certificado digital, atrela a identidade do signatário a assinatura.

Esse certificado digital entra para legitimar a assinatura, proporcionando a mesma validade jurídica que um documento assinado fisicamente. Ele é emitido pela Autoridade Certificadora (AC) devidamente autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Esse processo é protegido por criptografia para que não haja risco de fraude.

Armazenamento

Uma vantagem da digitalização de documentos é que ela permite que grandes quantidades de informações sejam armazenadas em uma pequena área. O arquivamento e a recuperação física de documentos em papel exigem uma quantidade considerável de tempo e esforço e exigem armários de arquivos que podem acomodar salas inteiras para armazenamento.

Já por meio do serviço de armazenamento em nuvem fornecido pelo Portal de Assinaturas, é possível fazer a guarda de centenas de arquivos sem a necessidade de infraestrutura própria e investimentos muito elevados.

Com isso, fica claro os benefícios que podem ser obtidos a partir dos serviços do Portal de Assinaturas para o armazenamento e envio da documentação técnica de obras. Assim, você obtém a garantia das entregas com qualidade e segurança durante todo o processo de construção.

Fonte: Certisign



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