30 abr Como aplicar o MASP para resolver problemas na empresa?
Podemos encarar a administração de uma organização como nada mais do que um emaranhado complexo de problemas a serem resolvidos.
No cotidiano, vemos funcionários resolvendo problemas diante do computador e equipes sendo formadas em torno da resolução de um problema. Quanto mais problemas são solucionados, mais problemas aparecem.
Foi dentro desse contexto que a metodologia de análise e solução de problemas (MASP) foi desenvolvida no Japão e introduzida no Brasil em meados dos anos 80. Trata-se de um procedimento que tem por objetivo promover a permanente melhoria na qualidade dos processos internos e dos produtos e serviços oferecidos por uma empresa.
Devido à sua grande eficácia, o MASP acabou ganhando o mundo e, nos dias atuais, é utilizado diariamente por milhões de gestores. Por isso, decidimos dedicar o artigo de hoje a tratar exclusivamente do assunto, explicando todas as suas etapas. Continue lendo!
O que exatamente é o MASP?
O MASP é uma metodologia extremamente racional e científica voltada para a identificação e análise de problemas, bem como para a elaboração de planejamento e ações para eliminar as causas desses problemas.
Ele se divide em oito etapas ordenadas:
- identificação;
- observação;
- análise;
- plano de ação;
- ação;
- verificação;
- padronização;
- conclusão.
A partir de agora, passaremos a olhar mais de perto cada uma dessas fases. Confira a seguir.
1º Identificação do problema
Identificar um problema pode não ser tão fácil quanto parece. O erro no diagnóstico é mais comum do que se imagina — e geralmente tem graves consequências para a organização.
Nunca vamos conseguir encontrar respostas corretas se não soubermos fazer as perguntas corretas, não é mesmo? A identificação dos problemas pode ser vista como a fundação de um prédio: se não for absolutamente impecável, o edifício desmorona antes de inaugurar.
O sábio chinês Sun Tzu já alertava, no ano 500 a.C., sobre a necessidade de se conhecer bem o inimigo. Portanto, se a intenção é declarar guerra a determinado problema, é necessário se tornar o maior especialista nele.
Isso significa analisar o histórico do problema, mensurar as perdas diretamente ligadas a ele e também os ganhos que não se materializam em função dele.
Além disso, é necessário fazer uma análise de Pareto: organizar as ocorrências, das maiores para as menores. Por fim, mas não menos importante, deve-se identificar todos os responsáveis envolvidos.
2º Observação das características do problema
A segunda etapa do procedimento consiste em coletar o máximo de informações possível para desvendar todas as características do problema. É também nessa fase que se faz um cronograma, o orçamento e a meta que se quer alcançar.
3º Análise das causas principais
É durante a fase de análise que as causas do problema são apontadas. Podemos dividir essas causas em principais e secundárias, se a complexidade do caso assim o exigir.
É importante pontuar que, toda vez que apontamos uma causa para o problema, ela é apenas uma hipótese. Depois de eleger as causas suspeitas, passa-se a analisar e certificar cada uma delas.
Esse tipo de postura é importante porque, na gestão de empresas, as aparências podem enganar.
Veja um exemplo: uma empresa está vendendo produtos em uma quantidade bem abaixo do esperado. Diante deste fato, o gerente resolve investir no treinamento dos funcionários e, no mês seguinte, a empresa aumenta suas vendas em 20%.
Podemos assumir, automaticamente a partir desse indicador, que a causa investimento em treinamento gerou como consequência esse crescimento nas vendas? É claro que não! Estamos procurando por relações de causa e consequência e não apenas correlação entre dados.
4º Plano de ação
O plano de ação deve ter todas aquelas características que já são conhecidas. Deve-se especificar prazos, delegar responsabilidades e detalhar todo o percurso, passo a passo: de onde se está partindo, aonde se quer chegar e como realizar esse caminho.
Essa também é uma oportunidade de revisar e promover as necessárias modificações finais no cronograma e no orçamento do projeto.
5º Ação
Dependendo do grau de complexidade da ação, é possível que não haja mão de obra qualificada na escala desejada.
Isso, porém, não é um obstáculo para quem está disposto a resolver um problema e dar um salto de qualidade na confecção dos produtos ou na prestação dos serviços: basta desenvolver um programa de treinamento antes de entrar efetivamente na fase de executar a ação.
6º Verificação da eficácia
A verificação da eficácia é, em partes, um controle de qualidade da fase de execução e, em partes, um controle das externalidades das ações que foram colocadas em prática.
Durante essa etapa, os resultados obtidos são comparados com os resultados planejados. A partir disso, pode-se definir se o problema persiste ou se foi, de fato, eliminado.
Além disso, existe a possibilidade de que as ações implementadas para resolver um problema tenham gerado outros problemas. Isso também tem que ser contabilizado durante a verificação da eficácia.
7º Padronização
A padronização é uma fase importante para garantir que o problema nunca mais irá se repetir.
Nesse ponto, deve-se enfatizar a comunicação com todos os funcionários e equipes envolvidas com os processos submetidos à metodologia de análise e solução de problemas. Em alguns casos, essa etapa pode envolver até mesmo o consumidor, como num recall de produtos, por exemplo.
Além da comunicação e da transparência, também pode ser necessário criar um treinamento especial ou adicionar um módulo ao programa regular dos funcionários da empresa. O objetivo é padronizar os procedimentos, evitando cometer os mesmos erros novamente.
Por fim, é necessário, ainda, fiscalizar — ao menos no início — o cumprimento dos novos padrões de qualidade, para evitar que a força dos maus hábitos prevaleça.
O fechamento do procedimento ligado à metodologia de análise e solução de problemas envolve a reflexão acerca da existência de problemas remanescentes, relacionando-os em uma lista e avaliando a necessidade e a possibilidade de eliminá-los.
Deve-se, portanto, recomeçar todo o processo desde o início para solucionar outros problemas que não puderam ser eliminados ou que foram gerados pelo procedimento atual.
Agora você conhece todas as etapas da metodologia de análise e solução de problemas! Gostou do nosso artigo? Então compartilhe nas redes sociais e ajude a levar a informação a quem mais precisa!
Fonte: Siteware
Olá! Posso ajudar?